Электронная исполнительная документация: переход на Exon и ГАСН

Электронная исполнительная документация это тот же комплект актов, схем и журналов по приказу Минстроя № 344/пр, но формируемый и подписываемый в цифровых системах, а не на бумаге. Отрасль последовательно движется к тому, чтобы ИД велась в электронном виде, взаимодействие с надзором шло через информационные системы, а акты подписывались усиленной квалифицированной электронной подписью. Разберём, как это устроено и что реально меняется для ПТО.

Что меняется по сути

При переходе на электронную ИД меняется не состав документации, а способ её ведения. Ключевые сдвиги:

• документы формируются по машиночитаемым формам (XML-схемам), а не в произвольном оформлении;
• подписание идёт усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП);
• обмен с надзором и участниками стройки происходит внутри информационной системы;
• вся история объекта (акты, журналы, замечания, устранения) хранится в единой среде.

Состав по приказу Минстроя № 344/пр при этом никуда не девается: те же акты освидетельствования, исполнительные схемы, журнал работ, просто в цифровой оболочке.

Exon, ИСУП и системы ГАСН: кто есть кто

В обиходе всё называют по-разному, поэтому стоит разложить:

• Exon это среда общих данных для управления строительными проектами и документооборотом между участниками стройки. В ней ведут переписку, замечания, документацию по объекту.
• ИСУП (информационная система управления проектами) это государственный контур, через который идёт взаимодействие с органами, в том числе передача данных стройнадзору по объектам, финансируемым с участием бюджета.
• ГАСН это государственный строительный надзор, и «переход на ГАСН» на практике означает электронное взаимодействие с надзорным органом через соответствующие информационные системы.
• BuildDocs и подобные сервисы это инструменты для формирования и ведения комплекта ИД, которые помогают собирать акты по формам и контролировать комплектность.

Важно не путать среду документооборота, государственный контур взаимодействия с надзором и прикладной инструмент для сборки актов: они решают разные задачи и часто используются вместе.

Что такое машиночитаемые формы актов

Электронная ИД строится на том, что акт это не картинка, а структурированные данные. XML-схема задаёт, какие поля обязательны: наименование работ, ссылки на проект, применённые материалы, участники, даты. Это одновременно и удобство, и дисциплина:

• система не даёт сформировать акт без обязательных полей;
• ссылки и реквизиты стандартизированы, что упрощает нормоконтроль;
• данные из актов можно автоматически сверять между собой и с журналом.

Обратная сторона: небрежность, которая на бумаге прошла бы, в структурированной форме сразу видна.

Электронная подпись и её роль

УКЭП это то, что придаёт электронному акту юридическую силу, аналогичную собственноручной подписи. Практические моменты, которые стоит учитывать:

1. подпись должна быть у каждого подписанта акта, а не только у ответственного за ПТО;
2. полномочия подписанта по-прежнему подтверждаются приказами, электронная подпись их не заменяет;
3. при смене ответственных лиц нужно своевременно обновлять состав подписантов в системе.

Как подготовиться к переходу

Переход на электронную ИД проходит спокойнее там, где заранее навели порядок в процессах. Практические шаги:

• Оцифровать шаблоны и реестр актов, привести формы к действующим требованиям ещё на бумажном этапе.
• Выпустить УКЭП на всех, кто подписывает документы, и проверить сроки действия сертификатов.
• Определить систему под конкретный объект: где ведётся документооборот, через какой контур идёт взаимодействие с надзором.
• Обучить ПТО работе в выбранной среде, чтобы формирование актов не тормозило площадку.
• Синхронизировать данные: материалы, журнал, акты должны совпадать так же строго, как и на бумаге.

Бумага и цифра на переходном этапе

На практике переход редко бывает мгновенным. Часть объектов ещё ведётся на бумаге, часть уже в системах, а некоторые в смешанном режиме, когда акты формируются электронно, но параллельно распечатываются. Это порождает риск рассинхронизации: правку внесли в одну версию и забыли про другую. Чтобы не плодить расхождения, на объекте заранее договариваются, какая версия является основной, и ведут именно её, а вторую формируют из неё, а не независимо.

Ещё один момент это доверенности и полномочия при машиночитаемых доверенностях (МЧД): по мере перехода на электронное взаимодействие подтверждение полномочий тоже уходит в цифру, и за актуальностью таких документов нужно следить так же, как за сертификатами УКЭП.

Чего ждать на практике

Первое время электронная ИД воспринимается как дополнительная нагрузка: нужно осваивать систему, следить за подписями, привыкать к жёсткости форм. Но после отладки процесс становится прозрачнее: комплектность контролируется автоматически, история объекта не теряется, а сдача документации перестаёт быть авралом с папками. Главное не пытаться перенести в цифру бардак: система его только обнажит.

Компания СТЭП с 2003 года ведёт ПТО и исполнительную документацию, в том числе в электронном виде, по объектам в Севастополе, Крыму и по всей России. Мы помогаем перейти на ведение ИД в цифровых системах, приводим формы актов к машиночитаемым требованиям и настраиваем процесс подписания. Опишите объект и используемую систему в заявке, обсудим порядок работы и сроки.