Большинство проблем с исполнительной документацией это не про качество стройки, а про дисциплину оформления. Одни и те же ошибки повторяются из объекта в объект и всплывают на нормоконтроле или итоговой проверке надзора. Собрали семь самых частых и разобрали, как выстроить работу, чтобы их не допускать.
Ошибка 1. Акты составлены задним числом
Классика: работы закрыли, стройка ушла вперёд, а акты освидетельствования начинают оформлять перед сдачей. Проблема в том, что даты не сойдутся: накладные на материалы, записи в общем журнале работ по приказу Минстроя № 1026/пр и даты актов начнут противоречить друг другу.
Как избежать: оформлять АОСР по мере закрытия работ, а не пачкой. Акт на скрытые работы составляется до того, как их закрыла следующая операция.
Ошибка 2. Устаревшие формы актов
На объектах до сих пор встречаются акты по редакциям, которые уже не действуют. Формы актов освидетельствования установлены приложениями к приказу Минстроя № 344/пр, и применять нужно действующую редакцию.
Как избежать: на старте объекта зафиксировать актуальные шаблоны и работать всей командой в одном стандарте, а не тянуть формы из старых проектов.
Ошибка 3. Разрывы и дубли в нумерации
Когда акты оформляют разные люди без единого реестра, появляются пропуски в нумерации и повторяющиеся номера. Для проверяющего это сигнал, что документация велась бессистемно.
Как избежать: вести сквозной реестр актов с единой нумерацией, датами и статусом. Реестр закрывает вопрос дублей и пропусков сразу.
Ошибка 4. Нет документов о качестве материалов
Акт ссылается на бетон, арматуру, гидроизоляцию, а паспортов и сертификатов на эти партии в деле нет или они относятся к другой поставке. Это одно из первых, что проверяет нормоконтроль.
Как избежать: сверять три вещи по каждой партии, номер в документе о качестве, запись о применении и дату, которая не позже даты акта. Собирать документы о качестве сразу при поступлении материала.
Ошибка 5. Исполнительные схемы не бьются с проектом
Фактические отметки и привязки на исполнительной схеме расходятся с рабочей документацией, а изменения при этом не оформлены. При итоговой проверке это выглядит как отступление от проекта без основания.
Как избежать: выполнять исполнительные схемы в тех же осях и отметках, что и проект, проверять отклонения на соответствие допускам профильного СП, а любые изменения оформлять как положено.
Ошибка 6. Подписи есть, а полномочий нет
Акт подписан, но подписант не назначен приказом, или его данные (должность, реквизиты) указаны неверно. Подпись человека, которого нет в приказах, обесценивает акт.
Как избежать: до начала работ назначить ответственных приказами и внести их корректные данные в шаблоны. При смене людей на объекте обновлять и приказы, и состав подписантов.
Ошибка 7. Формулировки работ не совпадают с проектом
Наименование работ в акте написано обобщённо («армирование», «изоляция»), без привязки к осям, отметкам и шифрам листов рабочей документации. Проверяющему нечем сопоставить акт с проектом.
Как избежать: формулировать работы языком проекта, с осями, отметками и ссылками на конкретные листы. Это же ускоряет и внутренний нормоконтроль.
Бонус: несогласованность между участниками
Отдельно стоит назвать ошибку, которая не привязана к конкретному акту, но портит весь комплект: рассогласование между подрядчиком, строительным контролем и авторским надзором. Один считает работу принятой, другой ещё нет, третий внёс изменение в проект, о котором не знают остальные. В документации это проявляется как акты, ссылающиеся на разные редакции проекта, или как замечания, закрытые на словах, но не отражённые в журнале.
Лечится это не бумагой, а процессом: единая точка ведения реестра актов, регулярная сверка статусов между участниками и обязательное оформление любых изменений проекта до того, как на них сошлётся акт. Когда участники смотрят в один реестр, большинство расхождений просто не возникает.
Что общего у всех этих ошибок
Если присмотреться, все семь ошибок сводятся к двум причинам: документацию собирают в конце вместо ведения по ходу стройки, и работают без единых шаблонов и реестра. Оба корня лечатся организацией процесса:
- единые актуальные формы по приказу Минстроя № 344/пр с самого старта;
- сквозной реестр актов и синхронизация с журналом работ;
- оформление актов по мере закрытия работ;
- сбор документов о качестве при поступлении материалов;
- внутренний нормоконтроль до подачи документации надзору.
Такой порядок снимает большую часть замечаний ещё до того, как их успеет найти проверяющий. И что важно, он не требует героизма: не аврал перед сдачей, а несколько простых правил, соблюдаемых каждый день, дают комплект, который проходит проверку без переоформлений.
Компания СТЭП с 2003 года ведёт ПТО и исполнительную документацию, проводит нормоконтроль и готовит комплекты к сдаче техническому надзору, в Севастополе, Крыму и по всей России. Мы наведём порядок в уже начатой документации или выстроим ведение ИД с нуля. Опишите объект в заявке, обсудим объём и сроки.
